Office Assistant

Job Description

Ben je klaar om je aan te sluiten bij een van de grootste farmaceutische bedrijven in Nederland en je administratieve en digitale vaardigheden te benutten in een high-tech omgeving? Ons bedrijf is een wereldleider in het ontwikkelen van innovatieve medicijnen. Als je proactief, betrouwbaar en enthousiast bent om bij te dragen aan onze missie, willen we graag kennis met je maken!
 

Voor onze locatie in Haarlem zoeken wij een Office Assistant 

Welkom in ons team
Wij zijn het Business Support & Compliance team: samen 9 collega’s, aangevuld met een extended team van 2 office assistants vanuit de Medical-afdeling. We zijn een hecht team met samen jaren aan kennis en ervaring. We werken prettig samen en leren voortdurend van elkaar, bijvoorbeeld op het gebied van AI, een grote toevoeging aan administratief werk.

Over de functie 
Als Office Assistant bied je proactieve, hoogwaardige, flexibele en betrouwbare uitvoerende en administratieve ondersteuning aan één of meerdere teams op onze locatie in Haarlem. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie: je ontzorgt collega’s, houdt overzicht, prioriteert verzoeken en zorgt dat processen soepel en volgens de geldende richtlijnen verlopen. Naast het secretariële werk denk je mee en adviseer je proactief, onderhoud je contact met verschillende interne en externe stakeholders en ondersteun je bij projecten en aanvullende taken wanneer dat nodig is.

Taken en verantwoordelijkheden
Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Proactieve, flexibele en betrouwbare administratieve ondersteuning bieden aan de betrokken afdelingen, waaronder Oncologie, Market Access, Policy en Communicatie.
• Opstellen en beheren van contracten voor o,a. grants, sponsoringen, adviesraden en consultancy werkzaamheden.
• Financiële administratie beheren: verwerken van offertes, inkooporders en facturen
• Interne en externe locaties en evenementen plannen en organiseren; coördineren van ondersteuning op locatie.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor compliance-gerelateerde vragen binnen de teams en ervoor zorgen dat processen compliant worden gevolgd. Je werkt nauw samen met het compliance team om trainingsbehoeften te signaleren en naleving te verbeteren.
• E-mails, post, telefoontjes en verzoeken beheren; prioriteren en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
• Anticiperen op de behoeften van het team en bijdragen aan efficiënte workflows tijdens drukke werkdagen.
• Initiëren en ondersteunen van digitaliserings- en verbeterprojecten (bijv. workflowautomatisering, gebruik van samenwerkingstools). Je draagt bij aan het testen en implementeren van nieuwe tools en het opstellen van gebruikershandleidingen of korte trainingsessies voor collega’s.

Jouw profiel  

• Minimaal MBO+ diploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Enkele jaren relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een grote organisatie en ter ondersteuning van management- en/of marketing teams.
• Aantoonbare ervaring met financiële administratie en SAP/Ariba.
• Digitaal vaardig: uitstekende praktische kennis van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en ervaring met samenwerkingstools, cloudplatforms en basiskennis van workflow- of ticketsystemen; affiniteit met nieuwe IT-tools en bereidheid om snel nieuwe systemen te leren (bijv. automatiserings-/AI-tools).
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands (vloeiend, gesproken en geschreven) en goede beheersing van het Engels.
• Analytisch en ordelijk; zelfstandig oordeel, creatief en sterk probleemoplossend vermogen.
• Integriteit en het vermogen om gevoelige informatie vertrouwelijk te behandelen.
• Teamspeler, flexibel, stressbestendig en leergierig.
• Beschikbaar voor 0.6 of 0.8 FTE.

Wij bieden
Werken bij onze organisatie betekent samen werken aan gezondheid in een internationale werkomgeving met toegewijde collega’s. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en te laten zien wie jij bent. Verder kan je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden: 

• Een concurrerend salaris.
• 35,5 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband).
• 8% vakantietoeslag en 3% eindejaarsuitkering.
• Jaarlijks Incentive Plan.
• Uitstekend pensioenplan.
• Sportfaciliteiten en gameroom op onze campus in Haarlem
• Hybride werkmogelijkheden.
• Reiskostenvergoeding.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, training en carrièregroei binnen het bedrijf.
• Werken in een betrokken, professioneel team van collega's gericht op innovatie en kwaliteit.

Heb je vragen over deze vacature?
Stuur je vraag samen met het vacaturenummer en de titel van de vacature naar dit e-mailadres: RecruitmentNL@MSD.com. Je kunt alleen solliciteren via de website

Required Skills:

Accountability, Accountability, Communication, Database Management, Data Entry, Document Management, Dutch Language, Email Management, Event Planning, File Management, Government Contract Management, Insurance, Inventory Management, Learning New Concepts, Learning New Technologies, Management Process, Office Management, On-Site Coordination, Organizational Management (OM), Payment Handling, Process Adherence, Processing Expense Reports, Project Coordination, Purchase Order Management, Researching {+ 3 more}

Preferred Skills:

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Search Firm Representatives Please Read Carefully 
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails. 

Employee Status:

Regular

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

05/7/2026

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.