Executive Assistant - Core Diagnostic (Madrid)

<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>JOB DESCRIPTION:</b></h2><p><b>Sobre Abbott</b></p><p>Abbott es un líder mundial en atención médica, impulsando la innovación para mejorar la salud de las personas. Siempre estamos mirando hacia el futuro, anticipando cambios en la ciencia y la tecnología médica.</p><p><b>Trabaja en Abbott </b> </p><p>En Abbott, puede hacer un trabajo que importa y ayudar a las personas a vivir una vida más plena y saludable, hacer crecer su carrera y aprender, ser su verdadero yo. Para ello, tendrás acceso a:  </p><ul><li><p>Desarrollo profesional con una empresa internacional donde podrás hacer crecer la carrera que sueñas.</p></li><li><p>Una compañía reconocida como un gran lugar para trabajar en docenas de países de todo el mundo y nombrada una de las compañías más admiradas del mundo por Fortune.  </p></li><li><p>Una empresa que es reconocida como una de las mejores grandes empresas para trabajar, así como un mejor lugar para trabajar para la diversidad, las madres trabajadoras, las ejecutivas y los científicos.</p></li><li><p> Una posición desafiante en una industria independiente de crisis de rápido crecimiento.</p></li></ul><p></p><p><b>Posición: <span class="emphasis-3">Executive</span> <span class="emphasis-3">Assistant - Core Diagnostic (Madrid)</span></b></p><p></p><p><b>1. Objetivo Principal del Puesto</b></p><ul><li><p>Proporcionar apoyo administrativo al Affiliate Manager Representative / Core Diagnostics GM.</p></li></ul><p></p><p><b>2. Responsabilidades Principales:</b></p><ul><li><p>Controlar y gestionar las agendas de los Managers.</p><ul><li><p>Organizar, actualizar y mantener las reuniones recurrentes:</p><ul><li><p>Reuniones semanales del equipo,</p></li><li><p>Comités mensuales (ampliados, reducidos),</p></li><li><p>Revisiones trimestrales del negocio (QBR),</p></li><li><p>Revisiones IBP / reuniones de revisión Iberia.</p></li></ul></li></ul></li><li><p>Redactar y distribuir las actas de las reuniones BAC y comités mensuales.</p></li><li><p>Gestionar reservas de viajes y alojamiento para reuniones de negocio y visitas a clientes.</p></li><li><p>Dar soporte a la dirección en el control de gastos de los Managers y las fechas de entrega de informes regulares.</p></li><li><p>Organizar otras reuniones internas, proporcionando un servicio eficiente y de calidad a la dirección y asegurando que el material e información requerida esté disponible a tiempo y con altos estándares de calidad.</p></li><li><p>Recibir, clasificar y distribuir información a otros departamentos.</p></li><li><p>Gestionar las llamadas telefónicas hacia/desde el departamento y tomar iniciativas cuando sea necesario.</p></li><li><p>Solicitar la información relevante para comprender los problemas, ofrecer el mejor soporte y trasladar mensajes, asegurando un adecuado intercambio de información entre las partes.</p></li><li><p>Ser responsable de las órdenes de compra, pagos y seguimiento relacionados con los servicios de proveedores del GM o GA, manteniendo actualizada la base de proveedores cuando sea necesario.</p></li><li><p>Redactar contratos para servicios de proveedores siguiendo las plantillas de Abbott y asegurando que todos los documentos cumplan con las políticas de compras y legales.</p></li><li><p>Redactar, mecanografiar y revisar documentos utilizando las herramientas informáticas adecuadas. Traducir documentos/información hacia/desde el inglés cuando sea necesario. Dar soporte y preparar todos los paquetes de presentaciones. Debe colaborar de forma efectiva con otros compañeros y garantizar un buen flujo de información en toda la organización.</p></li><li><p>Ser responsable de registrar los patrocinios en el sistema según las políticas de compliance, redactar los contratos con proveedores y realizar el seguimiento de pagos, tanto para Abbott Laboratories como para la Fundación Abbott.</p></li><li><p>Coordinar reuniones para la Fundación Abbott, mantener monitorizadas y archivadas las escrituras registradas de la fundación, y realizar el seguimiento de pagos de los servicios administrativos de la fundación.</p></li></ul><p></p><div></div><div></div><p><b>3. Educación</b></p><ul><li><p>Estudios Universitarios en Administración/Secretariado de dirección.</p></li></ul><div></div><div></div><p><b>4. Experiencia / Perfil</b></p><ul><li><p>Experiencia en roles similares.</p></li><li><p>Dominio fluido de español e inglés (C1), con capacidad para comunicarse efectivamente sobre asuntos de negocio.</p></li><li><p>Dominio de herramientas informáticas: procesadores de texto, bases de datos, software de gráficos/presentaciones y hojas de cálculo.</p></li><li><p><span>Conocimiento de proveedores y mantenimiento de una base de datos detallada.</span></p></li><li><p>Capacidad para trabajar de forma independiente, tomando iniciativas, pero con orientación al trabajo en equipo.</p></li><li><p>Seguridad en sí mismo/a y serenidad en situaciones de estrés o de mayor carga de trabajo.</p></li><li><p>Coordinación de eventos y viajes (Grandes volúmenes de personas)</p></li></ul><div></div><div></div><p><b>5. Impacto del Puesto</b></p><ul><li><p>Garantizar una asistencia adecuada, manteniendo siempre la discreción y la confidencialidad.</p></li><li><p>Tomar iniciativas.</p></li><li><p>Trabajar de forma eficiente en tareas telefónicas y administrativas.</p></li><li><p>Identificar urgencias y buscar soluciones rápidas y efectivas.</p></li><li><p>Analizar información/datos y asegurarse de que se transfieran al destinatario adecuado.</p></li><li><p>Mantener apertura para enfrentar nuevos desafíos en el entorno laboral.</p></li><li><p>Fomentar la acción, la obtención de respuestas y la puesta en marcha de proyectos/actividades.</p></li></ul><p></p><p></p><p>Conecta con nosotros en www.abbott.com, en LinkedIn www.linkedin.com/company/abbott-/ , en Facebook http://www.facebook.com/Abbott y en Twitter&#64;AbbottNews.  </p><p></p><p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><p><b>The base pay for this position is </b></p>N/A<p style="text-align:left"><span>In specific locations, the pay range may vary from the range posted.</span></p><p style="text-align:inherit">     </p><h2><b>JOB FAMILY:</b></h2>Administrative Support<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>DIVISION:</b></h2>CRLB Core Lab<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;</p><h2><b>LOCATION:</b></h2>Spain &gt; Madrid : Quintanavides<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>ADDITIONAL LOCATIONS:</b></h2><p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>WORK SHIFT:</b></h2>Standard<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>TRAVEL:</b></h2>No<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>MEDICAL SURVEILLANCE:</b></h2>Not Applicable<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><h2><b>SIGNIFICANT WORK ACTIVITIES:</b></h2>Not Applicable<p style="text-align:inherit">&nbsp; &nbsp; &nbsp;</p><p style="text-align:inherit">     </p><p style="text-align:inherit">     </p>