Executive Assistant

<h3>Job Title</h3>Executive Assistant<p style="text-align:inherit"></p><h3>Job Description</h3><p>En tant qu’Assistant·e de Direction vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités exécutives en apportant un soutien stratégique et opérationnel de haut niveau au Zone Leader France.</p><p>Véritable interface entre le management et les parties prenantes internes et externes, ce poste requiert une grande rigueur organisationnelle, un sens aigu de la confidentialité et une forte capacité d’anticipation.</p><p></p><p><b>Vos missions</b></p><p></p><p><b>Support exécutif &amp; coordination</b></p><ul><li><p>Assister la Zone Leader France dans ses activités administratives, organisationnelles et opérationnelles.<br />• Gérer des informations hautement sensibles dans le strict respect de la confidentialité et des règles internes.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Documentation &amp; reporting</b></p><ul><li><p>Préparer des présentations, rapports, notes de synthèse et documents destinés au management.</p></li><li><p>Rédiger, structurer et assurer le suivi des ordres du jour, comptes rendus et plans d’action.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Gestion d’agenda &amp; coordination des réunions</b></p><ul><li><p>Gérer et optimiser l’agenda du ou des dirigeants, anticiper les conflits et assurer la priorisation.</p></li><li><p>Coordonner des réunions stratégiques impliquant des parties prenantes locales et internationales.</p></li><li><p>Assurer la communication, le suivi des échéances et la tenue des jalons clés.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Organisation des déplacements &amp; événements</b></p><ul><li><p>Organiser les déplacements professionnels de la Leadership Team et les visites clients (visas, réservations, itinéraires, respect des budgets).</p></li><li><p>Assurer la coordination des actions de conformité (compliance) en lien avec le service juridique.</p></li><li><p>Planifier et superviser des événements et réunions de haut niveau, garantissant une organisation optimale.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Gestion administrative &amp; budgétaire</b></p><ul><li><p>Assurer l’organisation, la gestion et l’archivage des dossiers et documents, au format papier et électronique.</p></li><li><p>Gérer les notes de frais et veiller à leur conformité avec les politiques internes.</p></li><li><p>Contribuer au suivi budgétaire et à certaines analyses financières.</p></li><li><p>Émettre les bons de commande (PO) et assurer le traitement des factures.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Communication</b></p><ul><li><p>Diffuser les communications, annonces globales et mises à jour internes auprès des équipes concernées.</p></li><li><p>Participer à la gestion de la communication dans des situations sensibles ou nécessitant une réponse rapide.</p></li></ul><h1></h1><p><b>Amélioration continue &amp; soutien aux équipes</b></p><ul><li><p>Assurer le support à l’accueil des nouveaux arrivants, notamment la coordination logistique et l’élaboration du planning avec les parties prenantes.</p></li><li><p>Apporter un soutien, un accompagnement ou une coordination auprès des assistant·e·s d’équipe, le cas échéant.</p></li><li><p>Assurer la coordination avec l’équipe Real Estate afin de garantir la tenue, la maintenance et le bon fonctionnement des bureaux.</p></li></ul><p></p><p></p><p><b>Vos atouts pour réussir</b></p><ul><li><p>Formation Bac&#43;2/Bac&#43;3 en assistanat, gestion ou administration.</p></li><li><p>Minimum 4 ans d’expérience en assistanat de direction ou support administratif avancé.</p></li><li><p>Excellente organisation et forte capacité de priorisation.</p></li><li><p>Autonomie dans la gestion de sujets complexes et sensibles.</p></li><li><p>Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.</p></li><li><p>Excellente communication en français et en anglais.</p></li><li><p>Aisance relationnelle, notamment avec des interlocuteurs de niveau exécutif.</p></li><li><p>Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.</p></li><li><p>Capacité à évoluer dans un environnement international et exigeant.</p></li></ul><p></p><p><b>Notre mode de collaboration</b></p><p></p><p>Nous sommes convaincus que la collaboration en présentiel renforce notre performance collective.<br />Pour nos équipes basées au siège, cela implique une présence au bureau au minimum trois jours par semaine.<br />Les fonctions dites « onsite » requièrent une présence à temps plein sur les sites de l’entreprise.<br />Les postes « terrain » s’exercent principalement en dehors des locaux de l’entreprise, le plus souvent chez nos clients ou nos partenaires fournisseurs</p><p>Ce poste et basé au siège et exige une présence renforcée au bureau.</p><p></p><p><b>A propos de Philips ?</b></p><p></p><p>Nous sommes une entreprise de technologie de la santé. Nous avons bâti tout notre savoir-faire sur la conviction que chaque être humain est important et nous ne nous arrêterons pas tant que chaque individu dans le monde, n&#39;aura pas accès aux soins de santé de qualité que nous méritons tous. Choisissez le travail de votre vie et améliorez la vie des autres.</p><ul><li><p>En savoir plus sur <a href="https://www.philips.com/a-w/about.html" target="_blank">nos activités.</a></p></li><li><p>Découvrez <a href="https://www.philips.com/a-w/about/our-history.html" target="_blank">notre histoire.</a></p></li><li><p>En savoir plus sur <a href="https://www.philips.com/a-w/about/environmental-social-governance/our-purpose" target="_blank">notre mission.</a></p></li></ul><p>Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et que vous possédez plusieurs des expériences requises, mais pas toutes, nous vous encourageons à poser votre candidature. Il se peut que vous soyez le candidat idéal pour ce poste ou pour d&#39;autres postes au sein de Philips. Pour en savoir plus sur notre engagement en faveur de la diversité et de l&#39;inclusion, cliquez <a href="https://www.careers.philips.com/global/en/diversity-and-inclusion" target="_blank">ici.</a></p><p></p><p></p>