Coordinateur Administration de Projets (H/F/D)

Job Description

Le/la Coordinateur Administration de Projets est responsable de l’exécution opérationnelle, administrative, financière et réglementaire des projets/événements externes impliquant des Professionnels de Santé (PS), Congrès, Parrainages, Boards, RP, Contrats... Depuis la préparation jusqu’à la clôture, en garantissant conformité, qualité de service, respect des délais et traçabilité audit

Il/elle évolue au sein d’une équipe transverse de Coordinateurs Administration de Projets, avec des règles communes de fonctionnement et agit comme point de coordination central entre les équipes Siège, Terrain et les fonctions support (Compliance, Juridique, Achats), afin de sécuriser et fluidifier l’exécution des opérations impliquant des PS.

Il/elle a la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne.

Il/elle doit dans ce cadre-là, alerter en cas de non-respect des règles de compliance et rappeler les bonnes pratiques.

Il/elle contribue à l’optimisation et l’homogénéisation de la gestion opérationnelle et financière des projets en collaboration avec les différentes parties prenantes.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination administrative et logistique d’événements et de projets destinés aux Professionnels de Santé.
• Gérer la préparation, la rédaction et le suivi des contrats avec les experts, intervenants, partenaires et prestataires dans le respect des exigences réglementaires et de conformité.
• Organiser et piloter l’ensemble de la logistique événementielle en collaboration avec les prestataires externes.
• Assurer le suivi des participants, de l’envoi des invitations jusqu’au bilan post-événement.
• Coordonner les différentes parties prenantes afin de garantir le respect des délais, des budgets et des procédures internes.
• Suivre les engagements budgétaires, les bons de commande, la facturation et les paiements des fournisseurs.
• Identifier les risques opérationnels et proposer des solutions adaptées pour garantir la réussite des projets.
• Participer à l’amélioration continue des processus, à la préparation des audits et au maintien des standards de qualité et de conformité.
• Contribuer à des projets transverses visant à optimiser les méthodes de travail et l’efficacité opérationnelle.

Qualifications :

• Formation supérieure (Bac+2 à Bac+3) en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.
• Expérience d’au moins 3 ans en coordination de projets, gestion administrative ou organisation d’événements, idéalement dans un environnement réglementé. 
• Bonne maîtrise de la gestion budgétaire, du suivi contractuel et des outils bureautiques et digitaux (Pack Office, outils collaboratifs).
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités dans un contexte multi-projets.
• Fortes compétences relationnelles et de communication, avec un réel sens du service et du travail en équipe.
• Rigueur, proactivité, adaptabilité et sens de la confidentialité

Required Skills:

Document Management, Event Planning, Expense Claims, Financial Budgeting, Government Regulation, Legal Compliance, Office Applications, Project Contracts, Project Management

Preferred Skills:

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Employee Status:

Project Temps (Fixed Term)

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

11/8/2026

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.