Administrateur (trice) de contrats bilingue / Bilingual Contracts Specialist

Rejoignez-nous pour être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable.

Notre environnement inspirant et bienveillant forme une communauté mondiale qui célèbre la diversité et l'individualité. Nous vous encourageons à sortir de votre zone de confort, en offrant des ressources et de la flexibilité pour favoriser votre croissance professionnelle et personnelle, tout en valorisant vos contributions uniques.

Join us in pioneering breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably.

Our inspiring and caring environment forms a global community that celebrates diversity and individuality. We encourage you to step beyond your comfort zone, offering resources and flexibility to foster your professional and personal growth, all while valuing your unique contributions. 

En tant qu’administrateur de contrats bilingue, vous devrez assumer les responsabilités suivantes :

Toutes les activités relatives à l’exécution des contrats de vente et de service de Diagnostics (DX), y compris l’inscription de commandes dans SAP, la création et la tenue à jour des contrats, la facturation, les modifications et les annulations, la clarification, le suivi, l’exécution et la résolution des conflits liés à la facturation.

• Superviser tous les contrats de vente et de service de DX.

• Exercer toutes les activités relatives à la facturation du temps et des matériaux, y compris l’inscription de commandes dans SAP, la clarification, le suivi, l’exécution et la résolution des conflits liés à la facturation.

• Créer et tenir à jour les contrats dans le système SAP.

• Gérer les expéditions et les facturations d’instruments et d’accessoires, y compris l’acquisition de nouveaux stocks, les commandes en souffrance et les articles manquants, les retours et les remplacements.

• Superviser tous les renouvellements de fournitures et les notifications d’expiration aux clients, avec un suivi proactif si nécessaire.

• Facturer le coût par résultat, mener le projet en cours visant à intégrer tous les clients calculant leur coût par résultat à la plateforme de commerce électronique (eLuminate).

• Expédier et transférer les actifs de Siemens Healthineers aux clients (unités de marketing).

• Réapprovisionner les stocks d’instruments et d’accessoires de marketing et de service.

• Réviser et libérer les commandes pour la facturation.

• Régler les conflits liés à la facturation des clients.

• Remplir les états de charge, les documents d’établissement des prix (demande de prix) et les rapports du fournisseur.

• Répondre aux demandes générales des clients.

• Participer aux réunions d’examen des ventes.

• Contribuer à la vérification des projets, au besoin.

• Façonner un environnement de travail collaboratif avec le personnel sur le terrain.

• Numériser et automatiser tous les processus. Exécuter l’ensemble de l’étendue des travaux techniques, la gestion de projets, la documentation et les tests SAP, au besoin.

• Gérer les demandes ponctuelles, au besoin.

Ce poste vous conviendra si vous avez de l’expérience et de l’intérêt concernant les éléments ci-dessous, et si vous souhaitez faire progresser votre carrière chez Healthineers. Vous devrez effectuer les tâches et posséder les caractéristiques suivantes :

• Capacité à résoudre efficacement des problèmes

• Esprit analytique et minutieux

• Capacité à travailler efficacement en équipe

• Capacité à gérer plusieurs échéances serrées

Compétences requises pour réussir dans le cadre de ce poste :

• Études postsecondaires en administration des affaires, en finances ou dans un domaine connexe

• Au moins 2 ans d’expérience en administration des contrats et en facturation des clients

• Bilinguisme (français/anglais)

• Excellentes habiletés en communication, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais

• Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail

• Grande efficacité en gestion du temps

• Expérience avec SAP

• Capacité à faire preuve de flexibilité tout en gérant quotidiennement plusieurs tâches concurrentes

• Maîtrise des logiciels Excel, Power BI et Access, et de la suite MS Office 365

Reporting to the Head of Finance, Diagnostics Canada, the Contract Specialist will coordinate the request for proposal (RFX) process, generate quotations for the Diagnostics business, lead projects with various stakeholders and ensure deadlines are always met. Responsible for ensuring quotations and purchase orders are accurate and compliant with approved financials. Monitor and ensure contract terms and conditions are reviewed for alignment with SHL terms and conditions and approved by relevant stakeholders. Ensure policies and procedures are adhered to.

Primary Duties & Responsibilities:

• Responsible of coordinating the entire RFx and contract lifecycle process from initial intake to

final submission and contract award and ensure deadlines are met

• Responsible for sourcing bid opportunities on various bid websites.

• Review of contractual terms and conditions, risk identification and coordinating all the activities

between the customer and internal team to finalize and sign the contract

• Work and collaborate with cross functional teams, sales, marketing, finance and legal

• Participate and implement process and system improvement initiatives

• Produce quotations and proposals in French and English

• Validate and execute contract transactions

• Ensure policies and procedures are adhered to

• Respond to internal and external customer inquiries promptly

• Generate Service Renewals by using Service Force

• Monitor and ensure contract terms and conditions are adhered to

• Update contract information in SharePoint databases

• Maintain close communication with field employees

• Ensure policies and procedures and signature guidelines on agreements are adhered to

Qualifications & Skills:

• University or college degree with relevant experience

• Fluent French and English oral and written

• RFx project management experience

• Contracts administration experience with good understanding of terms and conditions

• Exceptional interpersonal and organizational skills

• Excellent oral and written communications skills

• Ability to problem solve effectively and independently

• Must be analytical and detail oriented

• Work effectively in a team environment

• Ability to manage tight and multiple deadlines

• Strong knowledge of Microsoft Office

• Working knowledge of SharePoint an asset

• A Paralegal License/Certificate and/or inhouse training with a Law Firm will be an asset

Qui nous sommes: Nous sommes une équipe de plus de 72,000 Healthineers hautement dévoués dans plus de 70 pays. En tant que leader en technologie médicale, nous repoussons constamment les limites pour créer de meilleurs résultats et expériences pour les patients, quels que soient l'endroit où ils vivent ou leurs problèmes de santé. Notre portefeuille est crucial pour la prise de décision clinique et les parcours de traitement.

Notre méthode de travail: Lorsque vous rejoignez Siemens Healthineers, vous devenez membre d'une équipe mondiale de scientifiques, cliniciens, développeurs, chercheurs, professionnels et spécialistes qualifiés, qui croient que chaque individu a la capacité de participer en apportant ses propres idées. Nous venons d'horizons, de cultures et de religions variés, nous avons des orientations politiques et/ou sexuelles différentes, et nous travaillons ensemble pour combattre les maladies les plus menaçantes au monde et permettre l'accès aux soins, unis par un seul objectif : être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable.

Pour en savoir plus sur les activités de Siemens Healthineers, rendez-vous sur notre site web Siemens Healthineers Canada ici.

Who we are: We are a team of more than 72,000 highly dedicated Healthineers in more than 70 countries. As a leader in medical technology, we constantly push the boundaries to create better outcomes and experiences for patients, no matter where they live or what health issues they are facing. Our portfolio is crucial for clinical decision-making and treatment pathways.

How we work: When you join Siemens Healthineers, you become one in a global team of scientists, clinicians, developers, researchers, professionals, and skilled specialists, who believe in each individual’s potential to contribute with diverse ideas. We are from different backgrounds, cultures, religions, political and/or sexual orientations, and work together, to fight the world’s most threatening diseases and enable access to care, united by one purpose: to pioneer breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably.

To find out more about Siemens Healthineers' businesses, please visit our company page at Siemens Healthineers Canada here.

La rémunération prévue pour ce poste est la suivante :

The expected compensation for this position is:

$66,500 - $95,000

Les facteurs susceptibles d'influencer la rémunération de départ dans cette fourchette peuvent inclure la situation géographique/le marché, les compétences, la formation, l'expérience et d'autres qualifications du candidat retenu.

Siemens Healthineers offre divers avantages en matière de santé et de bien-être, notamment un régime d'avantages sociaux flexibles, un régime de retraite à cotisations définies, des cotisations de contrepartie au régime enregistré d'épargne-retraite, ainsi qu'un programme compétitif de congés payés comprenant des vacances, des jours fériés, des congés de maladie et des congés parentaux (tous soumis à des conditions d'admissibilité).

Ces renseignements sont fournis conformément aux lois et règlements en vigueur. Les candidats doivent postuler par l'entremise du site de recrutement externe ou interne de Siemens Healthineers.

Factors which may affect starting compensation within this range may include geography/market, skills, education, experience, and other qualifications of the successful candidate.

Siemens Healthineers offers a variety of health and wellness benefits including a flexible benefits plan, Defined Contribution Pension Plan, Registered Retirement Savings Plan matching contributions, plus a competitive paid time off program including vacation, company holidays, sick leave, and parental leave (all subject to eligibility requirements).

This information is provided per required laws and regulations. Applicants should apply via Siemens Healthineers external or internal careers site.

Déclaration sur l'égalité des chances en matière d'emploi : Siemens Healthineers s'engage à créer un environnement diversifié et est fier d'être un employeur garantissant l'égalité des chances. Bien que nous apprécions toutes les candidatures que nous recevons, nous informons que seuls les candidats retenus seront contactés.

Accessibilité: Énoncé d’engagement Siemens Healthineers (aussi appelée l’« entreprise ») s’est engagée à offrir un excellent service à tous ses employés et clients, y compris les personnes souffrant d’incapacités. Siemens Healthineers veillera à ce que les politiques et les procédures établies relativement à la fourniture de ses produits et à la prestation de ses services aux personnes handicapées soient conformes aux principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances stipulés dans la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Elle continuera de chercher à répondre aux besoins de tous ses clients, notamment les personnes souffrant d’incapacités, d’une façon efficiente et rapide.

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour remplir une candidature, passer un entretien, effectuer des tests préalables à l'emploi ou participer autrement au processus de sélection des employés, veuillez remplir le formulaire d'aménagements ici. Si vous ne pouvez pas remplir le formulaire, vous pouvez contacter notre centre de contact HR People Connect People pour obtenir de l'aide à peopleconnectvendorsnam.func@siemens-healthineers.com. Veuillez noter que le centre de contact HR People Connect People n'aura pas de visibilité sur votre statut de candidature ou d'entretien.

Confidentialité des données: Nous sommes attentifs à la confidentialité de vos données et respectons le RGPD ainsi que d'autres législations sur la protection des données. Pour cette raison, nous vous demandons de ne pas nous envoyer votre CV par courriel. Nous vous demandons plutôt de créer, dans notre communauté de talents, un profil qui vous permettra de télécharger votre CV. La création d'un profil nous permet de savoir que nos opportunités de carrière vous intéressent et de vous envoyer une alerte lorsque des postes correspondants sont disponibles. Inscrivez-vous ici pour commencer votre recherche.

En fournissant des informations personnelles à Siemens Healthineers ou à ses filiales, prestataires de services et agents, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ces informations aux fins décrites dans notre déclaration de confidentialité ici.

À toutes les agences de recrutement: Siemens Healthineers n'accepte pas les CV d'agences. Veuillez ne pas envoyer de CV à notre adresse de recrutement, à nos employés ou à tout autre emplacement de l'entreprise. Siemens Healthineers n'est pas responsable des frais liés aux CV non sollicités.

Attention aux arnaques à l'emploi : Faites attention aux offres d'emploi potentiellement frauduleuses ou aux activités de recrutement suspectes par des personnes se faisant actuellement passer pour des recruteurs/employés de Siemens Healthineers. Ces escrocs peuvent tenter de collecter vos informations personnelles ou financières confidentielles. Si vous craignez qu'une offre d'emploi chez Siemens Healthineers soit une arnaque ou que le recruteur ne soit pas légitime, veuillez vérifier en recherchant l'offre sur le site carrières de Siemens Healthineers.

Equal Employment Opportunity Statement: Siemens Healthineers is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. While we appreciate all applications we receive, we advise that only candidates under consideration will be contacted. 

Accessibility: Siemens Healthineers is committed to excellence in serving all employees and customers, including people with disabilities. Siemens Healthineers will strive to ensure that policies and procedures established with respect to the provisions of its goods and services to persons with disabilities are consistent with the principles of dignity, independence, integration and equal opportunity as provided in the Accessibilities for Ontarians with Disabilities Act, 2005. Siemens Healthineers will continue to attempt to meet the needs of all its customers, including but not limited to persons with disabilities, in an effective and timely manner.

If you require a reasonable accommodation in completing a job application, interviewing, completing any pre-employment testing, or otherwise participating in the employee selection process, please fill out the accommodations form here.  If you’re unable to complete the form, you can reach out to our HR People Connect People Contact Center for support at peopleconnectvendorsnam.func@siemens-healthineers.com. Please note HR People Connect People Contact Center will not have visibility of your application or interview status.    

Data Privacy: We care about your data privacy and take compliance with GDPR as well as other data protection legislation seriously. For this reason, we ask you not to send us your CV or resume by email. We ask instead that you create a profile in our talent community where you can upload your CV. Setting up a profile lets us know you are interested in career opportunities with us and makes it easy for us to send you an alert when relevant positions become open. Register here to get started.  

By submitting personal information to Siemens Canada Limited or its affiliates, service providers and agents, you consent to our collection, use and disclosure of such information for the purposes described in our Privacy Notice here. 

To all recruitment agencies: Siemens Healthineers does not accept agency resumes. Please do not forward resumes to our jobs alias, employees, or any other company location. Siemens Healthineers is not responsible for any fees related to unsolicited resumes.  

Beware of Job Scams: Please beware of potentially fraudulent job postings or suspicious recruiting activity by persons that are currently posing as Siemens Healthineers recruiters/employees.  These scammers may attempt to collect your confidential personal or financial information.  If you are concerned that an offer of employment with Siemens Healthineers might be a scam or that the recruiter is not legitimate, please verify by searching for the posting on the Siemens Healthineers career site.